Datenschutzerklärung

Gesetzliche Grundlage

Am 1. September 2023 trat in der Schweiz das neue Datenschutzgesetz (DSG) mit der neuen Datenschutzverordnung (DSV) in Kraft. Diese gesetzlichen Grundlagen regeln den rechtlichen Umgang mit den sogenannten Personendaten. Sie passt sich an die Digitalisierung und die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) an.

Umsetzung im Verein

  1. Unter dem Namen «Tischtennis-Club Köniz» (TTC Köniz) besteht ein Verein im Sinne von Art. 60 ff. ZGB. Der TTC Köniz bezweckt den Betrieb und die Förderung des Tischtennis-Sports unter Beachtung der Interessen aller Mitglieder. Die Mitgliederverwaltung erfolgt elektronisch durch den Vorstand. Zudem betreibt der Verein eine Homepage (ttckoeniz.ch). Sowohl die elektronische Mitgliedererfassung über webling (nur Zugriff durch Vorstand), als auch die Homepage (nur Daten des Vorstandes ersichtlich) erfordern den Einsatz externer Dienste.
  2. Erhoben und bearbeitet werden vom Verein nur diejenigen Personendaten, die tatsächlich nötig sind. Die Daten werden durch das Mitglied selber (oder dessen gesetzlicher Vertretung) im «Formular Aufnahmegesuch» erfasst und von einem Vorstandsmitglied in die elektronische Mitgliederdatei übertragen. Es handelt sich um Name/Vorname, Geschlecht, Geburtstag, AHV-Nummer, Post- und E-MailAdressen sowie Telefonnummern.
  3. Verwendungszweck der Daten:
    1. Vereinsintern: Die Daten werden hauptsächlich zur vereinsinternen Kommunikation verwendet (Ausübung von Mitgliedschaftsrechten und –pflichten, Newsletter, Pflege der Homepage inklusive Fotos).
    2. Vereinsextern: Sofern nötig, werden die Daten zur Kommunikation mit den regionalen und schweizerischen Tisch-Tennis-Verbänden und mit Subventionserbringern (Gemeinde Köniz, Jugend&Sport) verwendet. Die Weitergabe der Personendaten an weitere Dritte zur Erfüllung eines Auftrags (z.B. Druckerei, Newsletter-Dienstleister, Cloud-Dienstleister, etc.) ist auch ohne Einwilligung zulässig, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind (Art. 9 DSG):
      • Die Information zur Datenweitergabe zur Erfüllung des Auftrags ist in der DSE ersichtlich.
      • Es besteht ein Vertrag mit dem Auftragsverarbeiter. Daten werden von diesem so bearbeitet, wie es der Verein selbst tun dürfte.
      • Es besteht kein gesetzliches oder vertragliches Verbot dafür.
      • Der Verein hat sich vergewissert, dass der Auftragsverarbeiter in der Lage ist, die Datensicherheit zu gewährleisten (Seriositätsprüfung). Schreibt ein Gesetz die Weitergabe von Mitgliederdaten vor (z.B. in einem Strafverfahren), ist der Verein zur Weitergabe der Daten berechtigt und verpflichtet.
  4. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten: Bei einem Austritt aus dem Verein werden die Daten in der elektronischen Mitgliederdatei deaktiviert. Gelöscht werden sie dort, sobald das Mitglied sämtliche Verbindlichkeiten gegenüber dem Verein erfüllt hat. Das «Formular Aufnahmegesuch» wird physisch ein weiteres Jahr aufbewahrt und dann vernichtet.
  5. Sicherheit der Daten: Nur der Vorstand hat Zugriff auf die elektronische Mitgliederdatei, diese ist passwortgeschützt. Gleiches gilt für die Homepage.
  6. Rechte der betroffenen Personen: Mitglieder dürfen die Bekanntgabe ihrer Personendaten verbieten (Sperrrecht) oder eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen.
  7. Interne Ansprechperson für den Datenschutz ist die Präsidentin/der Präsident.
  8. Änderungen der Datenschutzerklärung sind jederzeit und einseitig möglich.

Stand: Oktober 2023 / Tischtennisclub Köniz